Centre de services

La fonction "ouvrir une demande"  

Permet aux utilisateurs internes de disposer d'un guichet unique pour leurs demandes, réclamations et tâches de projet conformité.

Permet aux référentiels DL Register, qui  contiennent des plans d'actions générer des demandes que les utilisateurs du projets doivent s'approprier, planifier et accomplir

Les demandes se classent par utilisateur, service, matériel, date, projet, sujet, ..., sont historisées et visibles par les agents techniques comme les chefs de projets
et visibles

"Demandes automatiques"  

DL Register génère des demandes automatiques, par exemple lors de la création d'un objet, de la détection d'un événement par exemple "audit à effectuer", "sécurité du composant réseau à valider", "contrat du sous-traitant" à transmettre 

Les responsables de services et chefs de projets visualisent les demandes et suivent les réponses concernant leur service ou leur projet sur un seul tableau de bord unifié.

Des actions récurrentes peuvent être crées : début, fin, périodicité, 

Des liens, documents, circuit de validation, solutions pré-écrites venant de la base de connaissance permettent d'enrichir les réponses

"Demandes via formulaires"  

Les utilisateurs internes comme externes peuvent remplir leurs demandes, réclamations ou enquête de satisfaction via votre site intranet ou web, ce qui génère une demande "classique". 

Les formulaires sont multi-langues, permettent aux utilisateurs le téléchargement de fichiers., gèrent + 30 formats de questions, les captcha, et peuvent inclurent tout objet GLPI et DL Register

Les gestionnaires peuvent créer autant de formulaires qu'ils souhaitent, et donner l'accès uniquement aux utilisateurs connectés ou au contraire au grand public, sans identification 

Les demandes informatiques peuvent être gérées conformément aux bonnes pratiques, selon le référentiel ITIL couvrant l'essentiel des métiers de la production informatique et du support. 

La fonction "répondre aux demandes"  

DL Register génère des demandes automatiques, par exemple lors de la création d'un objet, de la détection d'un événement par exemple "audit à effectuer", "sécurité du composant réseau à valider", "contrat du sous-traitant" à transmettre 

Les agents chargés des réponses (technicien, auditeurs, chefs de services)  visualisent les demandes, les répartissent et les traitent étapes par étapes, selon le mode Kanban 

Les référentiels DL Register contiennent des plans d'actions qui génèrent des demandes que les utilisateurs du projets doivent s'approprier, planifier et accomplir

Les utilisateurs peuvent rechercher et consulter les historiques afin de trouver des questions identiques ou connexes et ainsi éviter de déclencher une demande redondante

La fonction "suivre les réponses"  

Les utilisateurs sont notifiés des réponses ou des changements d'état de leurs demandes par mail ou sms ou ils peuvent prélire les réponses et se connecter pour accéder à leur demande en 1 clic 

Les agents visualisent dans un flux Kanban l'état des réponses. Les responsables de projets sont informés en temps réél de l'avancement des tâches de leur projet, phase par phase. Les % d'avancement sont vus graphiquement

De nombreuses variables sont rattachées aux réponses, nom du demandeurs, service, sujets, matériels, délais de réponse, temps de résolution, niveau de satisfaction, éléments financiers...

Autant d'éléments qui permettent de constituer des tableaux de bord "temps réél personnalisés", des statistiques et des rapports permettant une connaissance fine des besoins utilisateurs et des réponses fournit part vos services

Les fonctions "problèmes" et "changements"  

Des demandes redondantes pourront amener à la création d'un "problème" que l'on pourra poser et dont on pourra suivre la résolution

Des modifications substantielles de matériels, logiciel, procédures, ... pourront être suivis grâce à la fonction "changements"

 

Entités et utilisateurs

Entités et héritages

Possibilité des entités indépendante ou des sous-entités. Chaque objet est alors "héritable" , les sous-entités pouvant le visualiser, voir le modifier

Utilisateurs

Intégrez les utilisateurs du projets, mais aussi tous les utilisateurs de votre système d'information. Indiquez leur mail pour les notifications, la langue, le fuseau horaire
Ajoutez les par saisie, par import, par synchronisation LDAP ou bien en SSO (à venir)

Retrouvez ses éléments utilisés (ordinateurs, logiciels, ..) ou gérés, ses réservations de matériel, ses demandes et réponses, ses tâches et agenda 

Suivez les historiques de connexion et d'actions de chacun.

 

Profils

Affectez un ou plusieurs profil à chaque utilisateur. Gérer l'interface simple ou complète, gérez ses interactions sur les objets (visible, modifier, supprimer, purger ...) 
 

Groupes

Regrouper vos utilisateurs. Dessinez vos organigrammes. et affectez des droits. Quand vous affectez un objet à un groupe, retrouvez-le dans chaque fiche utilisateur. 


 

 

Planning et projets

Fonction Planning

Toute tâche ajoutée dans un processus de réponse aux demandes est automatiquement ajoutée aux plannings. Les plannings sont synchronisables en temps réél via Google Agenda

Les gestionnaires peuvent visualiser les tâches planifiées par type d'événement, par personnes ou services, en liste ou par jour, semaine, mois. 
Des événements externes, non reliés aux tâches,  peuvent êtres ajoutés au planning

Fonction Projets

Planifiez vos actions grâce à la gestion de projets. Planifiez les dates de début, de fin, ajoutez autant de tâches et sous-tâches que besoin. 
 

Visualisez la planification temporelle avec la vue Gantt, l'avancement avec l'item graphique % d'avancement et glissez d'étapes en étapes grâce à la vue Kanban ..

Gérez vos équipes projets pour impliquer et notifier vos collaborateurs et les tiers acteurs de celui-ci. 

 

Visualisez les durées par projet/tâche/sous-tâches grâce aux cumul automatique des durées de chaque action liée à une tâche.

 

 

Parc informatique

Matériels informatique

Chaque matériel informatique constitue un objet GLPI. Il est représenté par une liste spécifique et une fiche descriptive adaptée : ordinateur, serveur, smartphone, moniteurs,

Composants du réseau

Prise en compte de tout objet numérique : matériels réseau, imprimantes, switch, routeur, téléphonie IP, caméras ip, ... 

Les fiches contiennent les éléments pertinents adaptés à l'objet : fabricant, modèle, n° de série, utilisateur ou service affecté, lieu géographique, agence ou filiale

Baies et salles serveur

Allez plus loin en modélisant graphiquement les emplacements de chaque composant dans vos baies, et salles serveurs. Ajoutez les connexions,  les emplacements, poids, la puissance électrique ...

Représentation graphique

Chaque objet GLPI est représenté par son pictogramme graphique  : d'un clic basculez du schéma graphique à la fiche fiche

Ajoutez des relations entre vos objets, groupez les et disposez les sur le schéma : vous constituez ainsi une cartographie dynamique de votre système d'information

Dépendances et impacts

Inventaire dynamique natif

GLPI intègre un puissant inventaire automatique : ordinateurs, smartphones, logiciels et autres périphériques réseaux sont automatiquement ajoutés : gain de temps immense + fiabilité assurée

Notifications

GLPI informe à chaque inventaire des ajouts ou suppression de composants ou logiciels survenant sur vos matériels : validez comme normal ou intervenez 

« Impact » permet de relier graphiquement les objets et ainsi visualiser schématiquement les dépendances entre composants et l’impact d’une panne sur les autres objets

Actions automatiques

Des actions automatiques permettent la suppression de logiciels ou composants obsolètes
 

Logiciels

Le puissant agent d'inventaire GLPI remonte 100% des logiciels installés sur vos postes et serveurs. Visualisez l'éditeur et la version précise. Uniformisez votre parc avec les mêmes versions partout  

Gestion financière

L'onglet "Gestion" permet d'ajouter les éléments de cycle de vie du matériel : date d'achat, fournisseur, montant, durée de la garantie, ...
 

Shadow IT

Soyez garanti que les bons antivirus sont installés partout.
Chassez les logiciels malveillants ou interdits (shadow IT)

Licences

Intégrez vos achats et abonnements concernant vos appareils et licences. Obtenez les coûts par poste, par utilisateurs, par service... soyez notifiés avant les échéances de renouvellement   

Reliez les objets GLPI et les objets DLRegister

l'onglet « éléments » indique les relations entres les objets ; toutes ces relations font la cartographie, qui peut être visible sous plusieurs aspects. 

 

Objets numériques

Bases de données

Bases de données : le puissant agent GLPI remonte les bases utilisées sur vos serveurs. Ajoutez les bases externes pour inventoriez tous les containers dans lesquels se trouvent vos données

Applications

Inventoriez également les applications grâce auxquelles vos utilisateurs  se connecte pour effectuer leurs traitements

Localisation géographique

Identification des responsables

Inventoriez vos bases locales et distantes, (cloud public, privés, hybrides), Précisez leur localisation GPS : visualisez la mappemonde pour les situer sur une cart

Ajoutez les modes de gestion (interne, IaaS, PaaS, Saas), les objets "fournisseur" et "contact" pour préciser les noms et coordonnées des responsables.

Moyens d'accès

Les moyens d'accès indiquent les règles de connexion : ce que l'utilisateur doit connaitre, ce qu'i doit posséder, et autres contraintes : horaires, lieu géographique ou habilitation, ... 

Profils

Les profils permettent d'indiquer quelles données sont par visibles parmi toutes celles existantes dans la base  

Catalogues de données

Regroupez les bases de données, profils, rôles, moyens d'accès et nommez ce à quoi accède vraiment vos utilisateurs et comment. Vous êtes prêt à générer les fiches d'usage de vos utilisateurs 

Journaux

L'objet "journaux" permet de décrire les événements automatiquement consignés : actions effectuées, horodatage, acteur et autres critères spécifiques. Egalement la conservation de versions modifiées.   

Rôles

Les rôles décrivent actions permises selon les profils : lire, écrire, effacer, imprimer, octroyer des droits aux autres, voir les journaux

Représentation graphique

Chaque élément GLPI et DL Register dispose de son pictogramme graphique. Positionnez sur vos diagrammes et appréhendez plus facilement votre système numérique   

Reliez vos objets GLPI et DLRegister

Modèles préenregistrés, référentiels, audits, préconisations, traitements, processus :  inter-connectez vos éléments d'inventaires pour obtenir une vision dynamique et complète de votre SI

 
 

Documents et contrats

Documents

Contrats

Intégrez vos documents soit en les téléchargeant à leur format d'origine : pdf, word, excel, image, son, email, ... soit en indiquant un lien URL pointant vers vos bibliothèques habituelles 

Suivez vos relations fournisseurs et partenaires en Intégrant vos contrats : copie de celui-ci, caractéristiques clés, rappels d'échéances. Et reliez les éléments numériques concernés, ...

Classez vos documents par rubriques ou dossiers et rattachez les à vos objets numériques comme documentation, information, rapport d'audit, contenu de formation, ..

Reliez aux objets GLPI et DL Register

Tiers et contacts

Fournisseurs, partenaires

Tenez à jour votre annuaire des tiers impliqués dans la gestion du numérique, de la qualité ou de la conformité  

Espace collaboratif 

Impliquez vos contact ou tiers dans vos actions en tant que sous traitant ou simples observateurs. Ils seront automatiquement notifiés par mail lors des événements ou tâches les concernant.

Contacts

Ajoutez vos contacts et rattachez les aux tiers. Les utilisateurs concernés partagent les mêmes informations et les mises à jour sont communes à tous

Audits et suivi

Ayez une approche et un suivi de vos fournisseurs et partenaires plus précis en ajoutant des rapports d'audits et en envoyant régulièrement directement depuis DLRegister des questionnaires de conformité

 
 

Traitements et processus

Activités

Formalisez vos activités, décrivez les finalités, les responsables et acteurs. Reliez aux processus, procédures, référentiels, catalogues de données.
Réalisez des audits et améliorez.

Processus

Décrivez vos processus : les déclencheurs, fréquences, acteurs, éléments entrants, actions menées, personnes concernées, données traitées et catalogues de données, etc...

Représentation graphique

Créer des diagrammes de type Visio (architecture) avec des éléments de l'inventaire (ordinateurs, bases de données, applications, flux de données, emplacements, fournisseurs).

Mesurez les impacts en cas d'anomalie 

Audits et amélioration

Séquencez les afin de permettre leur étude sous plusieurs angles (délais d'exécution, consommation de ressources, ..), formalisez vos procédures et circuits de documents et rattachez les

Mise à jour

Lorsque vous modifiez un objet dans GLPI comme son nom, tous les objets graphiques de tous les schémas sont adaptés. Idem pour le statut, qui l'apparence dans le diagramme

 

Elements RGPD

Soyez guidé en retrouvant regroupé au sein d'un menu unique tous les éléments nécessaires pour constituer votre registre ders traitements. Bénéficiez de nos modèles fournis simplement en cliquant sur le bouton à bascule "Voir les modèles". Dupliquez les et personnalisez les si besoin ensuite.

Référentiels

Abordez votre projet RGPD en toute sérénité grâce au référentiel fourni comportant 77 points. Suivez les chronologiquement ou choisissez selon vos priorités
 

Exemples et modèles

Pour chaque item, autant que possible, visualisez des exemples, et des cas concrets. Pour les livrables, utilisez comme base les trames fournies par les documents modèles  

Base de connaissance

Bénéficiez d'articles exclusifs écrits par nos experts mettant en lien la réglementation et l'application via DLRegister

Tâches

Chaque item du référentiel comporte sa ToDo List, étape par étape. Les descriptifs comportent des liens URL avec les objets GLPI et éléments DLRegister pour un gain de temps maximum   

Avancement et temps

Cochez quand effectué, et voyez le travail effectué grâce au calcul automatique d'avancement.
Ajoutez facilement vos temps passés au fur et à mesure et obtenez les cumuls par tâche ou projet

Blogs, news

Abonnez vous à la newsletter et recevez chaque quinzaine l'actualité concernant chaque norme proposée 

Traitements modèles

Gagnez du temps et choisissez parmi des traitements modèles préremplis. Selon votre profession ou vos activités, cochez, dupliquez, il ne vous reste plus qu'à adapter

Personnes concernées

Groupez les personnes concernées par catégorie afin de les considérer selon  le traitement concerné (internautes pour les cookies, prospects pour le marketing, adhérents pour une association, ..)

Bases légales

Bénéficiez d'une bibliothèque de bases légales relatives aux traitements des données à caractères personnelles, incluant RGPD, la CNIL, le droit français ou européen 

Lors de l'importation de traitements modèles, vous récupérez également les personnes concernées, DCP, bases légales et durées de conservation : un immense gain de temps   

DCP

Sélectionnez dans la bibliothèques modèle les données que vous traitez et dupliquer d'un clic. Ajoutez celles spécifiques à vos activités, précisez les catégories (identifiants, activités, médicales, ...)

Durées de conservation

Retrouvez toutes les indications et références légales ou réglementaires concernant la conservation des données. Déparez les bases actives, les archives intermédiraires et longues 

Publiez votre registre

Une fois les éléments des traitements intégrés, éditez en PDF mais également, diffusez sur vos sites web et signatures de mails en 1 clic via les liens  fournis par DL Register

 

Relation Données <-> IT

Reliez de manière dynamique votre système d'information avec le traitement des données à caractère personnel afin de démontrer la mise en oeuvre de votre système de gestion de la vie privée.

Catalogues de données

Rapprochez les catalogues de données par traitements. Ainsi vous reliez traitements-données-bases de données-matériels-moyens d'accès-mesures de protection : voir le schéma

Comptes et clés

Précisez les différents annuaires utilisés pour les accès numériques (identifiants et mots de passe), les codes d'accès, mais aussi les clés physiques distribuées auprès de vos utilisateurs

Formulaires et contrats

Centralisez et visualisez vos formulaires, contrats et autres documents utilisés pour collecter et traiter vos données. DL Register propose une thématique de classement approprié

Moyens & règles d'accès

Indiquez comment vos utilisateurs accèdent à vos catalogues de données grâce à la relation base de données-catalogues-matériels-comptes&clés-règles d'accès (MFA, horaires, lieu géographique, ...)

Mesures de protection et de supervision

Afin de pouvoir renseigner, dans votre "Plan de sécurité des matériels et des données" ou PSSI, vous devez indiquez les outils mis en place, les actions menées et les mesures de surveillance mises en place  

Mesures de protection

Indiquez les mesures mises en place qu'elles soient organisationnelles, physiques ou  technologiques, .
Rapprochez ces actions des objets concernés : matériels,  bases de données, comptes, ...

Sauvegardes & journalisation

Grâce à nos formulaires fournis et personnalisables ,vous pourrez détaillez vos plan de sauvegardes ou le contenu de vos journaux

Mesures de supervision

Vous avez mis en place un système de monitoring, vous avez externalisé votre sauvegarde ? Renseignez ici et ajouter les contrats et prestataires impliqués. 

Mesures de protection

Rapprochez les catalogues de données par traitements. Ainsi vous reliez traitements-données-bases de données-matériels-moyens d'accès-mesures de protection : voir le schéma

 

Livrables et rapports pour la preuve

Les éléments d'information fournis dans DL Register permettent d'alimenter vos registres destinés aux auditeurs ISO 27001, 27002, 27701 vous aidant à démontrer les mesures mises en oeuvre pour garantir la sécurité de votre système d'information, la confidentialité de vos données et la mise en oeuvre de votre système de gestion de la vie privée.

Plan d'assurance sécurité

Ce document précise les exigences et l'organisation de votre sécurité ; celles-ci seront reprises des états de DL Register suite à vos indications

Fiches utilisateurs

Les éléments indiqués dans DL Register permettent d'éditer en un clic la fiche d'arrivée et de sortie pour chaque utilisateur de votre système d'information. Un rapport précieux et indispensable.

Charte du numérique

La charte du numérique contient les règles d'usages et les articles "Informatique et libertés" à destination des employés. DL Register vous propose une trame à personnaliser 

Politique sous-traitants

Editez votre politique des sous-traitants et ajoutez la fiche personnalisées pour chaque fournisseur, que vous pourrez mettre en annexe des contrats.